Hoy hablaremos sobre los pasos más importantes para administrar adecuadamente los recursos financieros de un taller.
Este tema es muy trascendental porque normalmente usted como propietario o futuros dueños de un taller, lo primero que están pensado es si tienen la capacidad o experiencia técnica para darle el servicio a un cliente que les va a llevar su motocicleta, pero no se piensa (en ese momento) sobre cuales son aquellos pasos importantes que se deben de conocer para llevar adecuadamente las finanzas.
Es por eso, que vamos a desarrollar los 5 pasos fundamentales para que puedas administrar los recursos económicos de buena manera.
El primer paso: es realizar un presupuesto de las salidas que tendrá el taller en el mes, es decir, se calculan los gastos necesarios para la operación del negocio: dichos gastos podemos ordenarlos de mayor importancia por ejemplo:
- Alquiler, Servicios públicos, suministros de taller, limpieza y oficina, publicidad, prestamos (si los tienen)
- Después los gastos Planillas, las cargas sociales, Pólizas de riesgo y aguinaldo del colaborador.
- Inversiones adicionales, rubro de perdida de herramienta o algún otro gasto adicional que sea de necesario en el taller
Estos gastos se suman y el resultado le llamaremos total de solo gastos, a este resultado lo multiplicaremos por un porcentaje de un 5% a un 10% y el resultado es el salario del taller (o ahorro), esta partida nos servirá para realizar inversiones o mejoras al negocio o algún otro proyecto que puedas desarrollar para bien del taller.
Cuando tenemos el total de solo gastos y el total del salario de taller se suman y el resultado es el total bruto de gastos del mes. Es importante realizar este presupuesto ya sea los últimos 5 días del mes que va a finalizar o los primeros 5 días en el mes que va a iniciar.
Segundo paso: Identifique cuales son los gastos más elevados y trate de reducirlos, normalmente los gastos fijos son los que se comen las ganancias de un negocio, tenga muy presente que si sus gastos son altos, el margen de ganancia debe de ser bajo y si sus gastos son bajos, el margen de ganancia debe de ser alto, por ningún motivo el gasto y el margen de ganancia deben de ser altos ya que el precio final a cobrar al cliente será muy alto.
Tercer paso: Todos los días que opera su taller realice cierre diario de caja, sume los ingresos que recibió ya sean en efectivo o en tarjeta y le resta los gastos que realizó ese mismo día (es importante desglosar cuáles fueron los gastos y que monto realizó en cada uno), registre en una hoja de cálculos Excel las entradas y salidas económicas diarias durante el mes por ejemplo:
| Fecha | Descripción | Pago | Deposito | Saldo |
| XXX | Ingresos mano obra motor XX | 70.000 | 70.000 | |
| XXX | Pago recibo agua mes XX | 40.000 | 30.000 | |
| XXX | Reposición de perdida herramienta | 10.000 | 20.000 | |
| XXX | Ingresos mano obra moto XX | 45.000 | 65.000 | |
| XXX | Ingresos mano obra moto XX | 40.000 | 105.000 | |
| XXX | Pago recibo luz mes XX | 65.000 | 40.000 |
Cuarto paso: Realice un cuadro de prioridades que determine en que semana del mes puede realizar los gastos más altos, acostumbre gastar más las dos primeras semanas, gastar menos la tercera semana y si es posible nada de gastos en la cuarta semana.
| SEMANA | COLOR | PRIORIDAD |
| 1 | Rojo | Gastos más altos que los ingresos (70-30) |
| 2 | Amarillo | Gastos a un siguen altos, que los ingresos (60-40) |
| 3 | Negro | Gastos e ingresos equilibrados (50-50) |
| 4 | Verde | Mayores ingresos, menos gastos (80-20) |
Quinto paso: es realizar y calendarizar un plan de inversiones, que es esto? Identifique las necesidades que tenga su taller ya sea en equipo, mantenimiento local, u otro rubro importante, analice los lugares donde puede comprarlo y cotice su inversión, después proyecte en cuanto tiempo va a comprar lo que necesite y de donde saldrá el recurso económico, si hará préstamos o lo sacara de la partida de salario de taller que se realizó en el presupuesto anteriormente, este último paso es muy importante porque normalmente el propietario sabe cuáles son las necesidades que tiene el taller pero nunca se toma el tiempo para desarrollar toda una estrategia de como adquirirlos y si no, hacen inversiones mal pensadas y que en lugar de ser un activo para el crecimiento son una pérdida para el taller en el corto o mediano plazo.
Recuerden que un buen control de los gastos e ingresos, nos permitirán tener un panorama correcto y una mejor toma de decisiones con el futuro de nuestro taller. Esperamos que estos consejos sean de mucha utilidad para ustedes y sean aplicados para que obtengan mayor control y ordenamiento en las finanzas con el objetivo de minimizar los gastos y maximizar las ganacias.